WMS (warehouse management system) hay hệ thống quản lý kho, là phần mềm giúp các công ty quản lý và kiểm soát hoạt động kho hàng hàng ngày, từ thời điểm hàng hóa và nguyên vật liệu vào trung tâm phân phối hoặc xử lý đơn hàng cho đến thời điểm chúng rời đi. Hệ thống phần mềm WMS là thành phần chính của quản lý chuỗi cung ứng và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về toàn bộ hàng tồn kho của công ty, trong kho và trong quá trình vận chuyển. Ngoài quản lý hàng tồn kho, WMS còn cung cấp các công cụ cho quy trình chọn và đóng gói, sử dụng tài nguyên, phân tích, v.v.

Hơn bao giờ hết, các nhà bán buôn, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) và người gửi hàng đang chịu áp lực phải thực hiện và giao các đơn hàng đa kênh với tốc độ cao. Một hệ thống WMS tốt có thể hỗ trợ bằng các cách hợp lý hóa mọi khía cạnh của quản lý kho hàng – từ quy trình nhận, cất giữ và chọn, đóng gói và vận chuyển đến theo dõi và bổ sung hàng tồn kho. Và nó tổ chức tất cả các hoạt động này từ một giao diện duy nhất. Hệ thống quản lý kho cũng tích hợp với các công cụ khác, bao gồm các công cụ cơ bản như quét mã vạch và ghi nhãn RFID, robot tiên tiến hơn và thiết bị đeo thực tế tăng cường (AR) cũng như các giải pháp quan trọng khác như hệ thống quản lý vận tải (TMS), ERP và hậu cần phần mềm.

5 lợi ích của hệ thống quản lý kho

Hệ thống quản lý kho kỹ thuật số, mạnh mẽ là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào có hàng tồn kho sẵn có – và có thể giúp tiết kiệm tiền và đạt được hiệu quả mới trong nhiều lĩnh vực. Năm lợi ích hàng đầu của hệ thống WMS là:

Cải thiện hiệu quả hoạt động: Hệ thống WMS tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kho hàng từ khâu nhận hàng đến giao hàng đi - để cải thiện hiệu quả, vận hành trơn tru hơn và khả năng xử lý khối lượng cao hơn. Chúng làm giảm sai sót trong việc chọn và vận chuyển hàng hóa cũng như loại bỏ các công việc trùng lặp và không cần thiết. WMS cũng chia sẻ dữ liệu với ERP và hệ thống quản lý vận tải, mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện, vượt ra ngoài kho hàng của bạn và giúp đẩy nhanh quá trình di chuyển hàng hóa.

Giảm chi phí và lãng phí: Nếu bạn có hàng tồn kho bị giới hạn ngày tháng hoặc dễ hư hỏng, phần mềm WMS có thể xác định mặt hàng nào cần được chọn trước hoặc mặt hàng nào có thể cần thúc đẩy doanh số để giảm thiểu lãng phí. Nó cũng có thể giúp bạn xác định cách sử dụng không gian kho hiệu quả nhất, từ vị trí đặt hàng tồn kho đến đường di chuyển tối ưu. Một số hệ thống cung cấp các mô phỏng nâng cao để tạo sơ đồ mặt bằng, kệ và thiết bị ở những vị trí tốt nhất để chạy với hiệu suất cao nhất, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực: Sử dụng mã vạch, gắn thẻ RFID, cảm biến hoặc các phương pháp theo dõi vị trí khác, hệ thống WMS cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực về hàng tồn kho khi hàng di chuyển vào kho, xung quanh kho và đến vị trí tiếp theo. Với khả năng hiển thị này, doanh nghiệp có thể tạo dự báo nhu cầu chính xác hơn, chạy chiến lược tồn kho đúng lúc và cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc – điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp thu hồi.

Cải thiện quản lý lao động: WMS có thể giúp dự báo nhu cầu lao động, tạo lịch trình, tối ưu hóa thời gian di chuyển trong kho và phân công nhiệm vụ phù hợp cho đúng nhân viên dựa trên cấp độ kỹ năng, khoảng cách và các yếu tố khác. Một hệ thống WMS tốt cũng có thể hỗ trợ nâng cao tinh thần của nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường thoải mái, có tổ chức và an toàn hơn, nơi người lao động cảm thấy thời gian của họ được quý trọng và được sử dụng một cách khôn ngoan.

Mối quan hệ khách hàng và nhà cung cấp tốt: Với WMS, khách hàng được tận hưởng khả năng thực hiện đơn hàng được cải thiện, giao hàng nhanh hơn và ít sai sót hơn – điều này làm tăng sự hài lòng và lòng trung thành của họ cũng như cải thiện danh tiếng thương hiệu của bạn. Các nhà cung cấp cũng có thể giảm thời gian chờ đợi tại các khu vực bốc hàng và bến cảng để cải thiện mối quan hệ.

Chức năng của hệ thống WMS

Bất kỳ hoạt động nào ra vào kho cũng như những hoạt động lan tỏa đến chuỗi cung ứng mở rộng đều có thể được cải thiện nhờ một WMS tốt – từ nhận và lưu trữ đến lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Các tính năng cốt lõi của hệ thống quản lý kho hỗ trợ các hoạt động này theo những cách sau:

Quy trình tiếp nhận và cất giữ:

WMS có thể giúp các công ty nhận, xử lý và cất giữ các mặt hàng theo cách hiệu quả nhất dựa trên các quy tắc kinh doanh và quy trình kho hàng. Trước khi có hệ thống quản lý kho hàng, bút và giấy được sử dụng để nhận hàng và đối chiếu chúng với đơn đặt hàng và biên lai thực tế – và ngày nay một số nhà kho nhỏ hơn vẫn sử dụng phương pháp đó. Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát của Peerless Research năm 2018, 87% số người được hỏi cho biết họ đang xử lý tài liệu theo cách thủ công trong quá trình tiếp nhận. Hệ thống WMS hỗ trợ sử dụng công nghệ RFID và tích hợp với thanh toán cũng như phần mềm khác để các mặt hàng có thể được tự động nhận, xác thực và đối chiếu với các đơn đặt hàng kỹ thuật số bằng cách quét mã vạch và in nhãn để lưu trữ và truy xuất dễ dàng hơn.

Quản lý hàng tồn kho: 

Phần mềm quản lý kho cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về hàng tồn kho của tổ chức trên bất kỳ vị trí nào, bao gồm cả các mặt hàng đang vận chuyển và trong cửa hàng. Nó cung cấp thông tin theo dõi bằng công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động (AIDC) như mã vạch hoặc RFID. Và nhiều hệ thống hỗ trợ tính toán chu kỳ và dự báo nhu cầu bằng cách sử dụng các phân tích nâng cao và hiểu biết sâu sắc về hiệu suất của sản phẩm và nhà cung cấp. Với những hiểu biết sâu sắc này, các công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh mức tồn kho để đảm bảo có đủ lượng hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dù là tại cửa hàng hay trực tuyến. Theo dõi hàng tồn kho chính xác và các phương pháp khác là chìa khóa để cải thiện tỷ lệ đặt hàng - nghĩa là các đơn hàng đến nơi đầy đủ, đúng thời gian, không bị hư hỏng và có hóa đơn chính xác. Họ cũng có thể giúp phân bổ hàng tồn kho theo quy trình công việc tùy chỉnh và logic chọn hàng để hàng tồn kho có thể được di chuyển nhanh hơn, cả vào và ra khỏi kho.

Nhận đơn hàng, đóng gói, thực hiện:

Theo khảo sát của Tạp chí Logistics, nơi được nhắc đến nhiều nhất cho các hoạt động đóng gói và thực hiện là trong nhà kho. Và ResearchGate ước tính rằng chi phí liên quan đến việc chọn đơn hàng chiếm 55% tổng chi phí lưu kho. Hệ thống WMS có thể giúp giảm những chi phí này bằng cách hướng dẫn cách lưu trữ, truy xuất và đóng gói sản phẩm hiệu quả nhất. Chúng cũng hỗ trợ các công nghệ bốc xếp giúp hợp lý hóa quy trình, chẳng hạn như tần số vô tuyến (RF) có và không có xác minh quét, công nghệ pick-to-light và pick-to-Voice, robot và các thuật toán có thể giúp tối ưu hóa đường dẫn chọn hàng. Một số giải pháp quản lý kho giúp thực hiện đơn hàng dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các kỹ thuật như chọn đơn hàng đơn, chọn hàng loạt, chọn theo khu vực, cross-docking, chọn sóng, "đặt hàng" theo đơn hàng, hệ thống xếp tường, v.v. - tất cả đều giúp hợp lý hóa đơn hàng sự hoàn thành.

Vận chuyển:

Nhiều hệ thống kho hàng tích hợp với phần mềm quản lý vận tải và hậu cần cho phép thực hiện vô số cách để đẩy nhanh quá trình thực hiện – chẳng hạn như tạo vận đơn, danh sách đóng gói và hóa đơn cho các lô hàng cũng như gửi thông báo lô hàng tự động. Với các tính năng theo dõi thời gian thực, các công ty có thể theo dõi xem các gói hàng có đến đúng giờ và đến đúng điểm đến hay không. Nó trả tiền để có được điều này đúng. Hoạt động kho bãi tốt nhất giúp phần lớn các lô hàng được vận chuyển ra khỏi bến tàu và vận chuyển đến đích đúng giờ.

Quản lý lao động:

Hiểu biết sâu sắc về chi phí và năng suất liên quan đến lao động có thể giúp các nhà kho vận hành gọn gàng hơn, hiệu quả hơn. WMS có thể cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về nhân viên kho, chi phí lao động, thời gian phản hồi, khoảng cách về năng suất, xu hướng lập kế hoạch, v.v. - để các công ty có thể phản ứng tương ứng. Bên cạnh việc cung cấp những hiểu biết quan trọng, nhiều hệ thống còn hỗ trợ xen kẽ nhiệm vụ dựa trên các yếu tố như mức độ ưu tiên hoặc khoảng cách để giúp giảm thiểu thời gian đi lại tổng thể của người lao động cũng như tình trạng "bế tắc" hoặc lãng phí thời gian. Họ cũng có thể trợ giúp lập kế hoạch và lập kế hoạch, trực tiếp hoặc thông qua tích hợp với các hệ thống khác.

Số liệu và phân tích kho: 

Dữ liệu thời gian thực có thể được thu thập tự động thông qua WMS thay vì dựa vào các phương pháp thu thập dữ liệu thủ công, loại bỏ các lỗi khóa và tăng tốc đáng kể quá trình. Dữ liệu này cũng có thể được tích hợp với phân tích để theo dõi các số liệu quan trọng, chẳng hạn như vận chuyển đúng thời gian, độ chính xác của hàng tồn kho, chi phí phân phối, tỷ lệ lấp đầy đơn hàng hoặc dòng, thời gian chu kỳ đặt hàng, v.v. Sau đó, hệ thống có thể tạo các báo cáo trực quan để có thể dễ dàng chia sẻ với các bên liên quan và sử dụng để thực hiện các điều chỉnh.

Phân loại hệ thống quản lý kho

Có ba loại phần mềm WMS chính độc lập (tại chỗ và thường là hệ thống kế thừa trong nhà), dựa trên đám mây và các ứng dụng được tích hợp trong nền tảng quản lý chuỗi cung ứng hoặc ERP (tại chỗ hoặc được lưu trữ trên đám mây). Mỗi loại WMS đều có ưu điểm và nhược điểm và loại tốt nhất sẽ khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp:

Standalone WMS: Các hệ thống này thường được triển khai tại cơ sở của công ty bằng phần cứng của riêng họ. Nhìn chung, họ có thể hỗ trợ tùy chỉnh nhiều hơn (mặc dù việc này có thể tốn kém) và tổ chức có thể duy trì quyền kiểm soát chặt chẽ hơn đối với dữ liệu và phần mềm của họ. Mặc dù chi phí ban đầu của hệ thống cao hơn đáng kể so với các lựa chọn khác, nhưng một khi công ty sở hữu nó thì họ sẽ sở hữu nó. Đồng thời, việc cập nhật, bảo trì và các chi phí liên quan đến chúng là trách nhiệm của tổ chức. Khi WMS già đi, việc tích hợp với các nền tảng khác và triển khai các công nghệ mới ngày càng trở nên khó khăn.

Cloud WMS: Hệ thống WMS dựa trên đám mây có thể được triển khai nhanh chóng với chi phí ban đầu thấp hơn. Được cung cấp dưới dạng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), chúng mang lại sự linh hoạt hơn để hỗ trợ các điều kiện thị trường thay đổi theo mùa và khác – đồng thời chúng dễ dàng mở rộng quy mô hơn khi các công ty phát triển. Thông qua các bản cập nhật thường xuyên, quản lý kho trên đám mây mang lại con đường đổi mới nhanh hơn. Và người khác sẽ đảm nhận trách nhiệm bảo trì và cập nhật hệ thống. Các nhà cung cấp SaaS cũng đầu tư rất nhiều tiền và chuyên môn vào các biện pháp bảo mật và cung cấp khả năng khắc phục thảm họa. Hệ thống quản lý kho trên nền tảng đám mây cũng có thể được tích hợp dễ dàng hơn với các giải pháp khác.

Tích hợp ERP và WMS dựa trên SCM: Một số hệ thống quản lý kho được xây dựng dưới dạng mô-đun hoặc ứng dụng tích hợp với nền tảng ERP và chuỗi cung ứng. Ưu điểm của những điều này là chúng có thể kết hợp tốt hơn với các giải pháp khác trong các lĩnh vực chồng chéo, chẳng hạn như kế toán và kinh doanh thông minh. Chúng cung cấp cái nhìn toàn diện về chuỗi kinh doanh và hậu cần để mang lại sự minh bạch từ đầu đến cuối, đồng thời giúp các quy trình kho bãi và hậu cần được điều phối và thực hiện cùng nhau. Cuối cùng, những khả năng này có thể được sử dụng để tối ưu hóa hoạt động và mang lại trải nghiệm xử lý đơn hàng nhanh chóng, linh hoạt.